Programme de formation COMP1

Assistante – Secrétaire de direction

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

  • D'identifier le rôle et les missions d'assistant(e) de direction
  • De maîtriser les outils et les méthodes de travail
  • De gérer les priorités et organiser son temps de travail
  • De communiquer efficacement en face-à-face
  • De se positionner comme un relais efficace et relayer l'information
  • De construire son propre plan d'actions
  • De optimiser sa communication au téléphone
  • D'adapter son discours pour mieux satisfaire son interlocuteur
  • De gagner en fluidité dans les échanges
  • De développer les bons réflexes au téléphone
  • De gérer avec assurance les situations difficiles

Pré-requis

  • Aucun prérequis spécifique.
  • Motivation à développer et améliorer ses compétences professionnelles.

Public

  • Assistant(e)s, secrétaires et tout collaborateur en contact avec le public ou des clients internes.

Durée

  • 14 heures — 2 jours
Adaptation possible de la durée selon les besoins spécifiques de la structure (formation sur mesure).  

Lieu de la formation

Formation Inter ou Intra

  • Prix 1_inter-entreprise, par personne_1 stagiaire
  • Prix 2_inter-entreprise par journée, forfait pour l’ensemble de la formation _ de 1 à 3 stagiaires
  • Prix 3_intra-entreprise par groupe, forait pour 1 groupe _de 4 à 12 stagiaires
Inter entreprise
  1. avant de commencer la formation, il faudra attendre que Foconex Formation puisse recevoir d’autres stagiaires de la même formation, pour avoir un groupe complet (4 personnes minimum).
  2. la date de formation est imposée par Foconex Formation à l’ensemble des stagiaires.
  3. la formation se passe obligatoirement chez Foconex Formation.
Intra entreprise
  1. à la réception du devis signé, la formation est directement validée avec le client.
  2. la date de formation est validée directement entre le client et Foconex Formation.
  3. la formation se passe soit chez le client soit chez Foconex.

Taille du groupe

  • 4 à 12 participants

Groupe optimal de 10 participants.
Adaptation sur mesure possible.

Formateur

  • Omar ABDALLAH
    Professionnel (QHSSE) et dans le domaine du mangement et du leadership.
  • Des formateurs internes et externes.

Offert

  • Petit déjeuner : OFFERT (café, jus et viennoiseries)
  • Déjeuner : OFFERT UNIQUEMENT lorsque la formation se fait en présentiel au siège de Foconex Formation

Programme

1. Se situer dans son métier
  • Clarifier les finalités de son poste, son rôle et sa fonction.
  • Définir ses marges de manœuvre.
  • Clarifier ses missions.
  • Connaître les valeurs et la culture d'entreprise.
2. Transformer le téléphone en levier d'efficacité
  • Identifier les spécificités de la communication téléphonique.
  • Communiquer avec aisance au téléphone.
  • Adopter une attitude constructive et professionnelle.
  • Mieux se connaître pour s'appuyer sur ses points forts.
  • Maîtriser les exigences des différents types d'appels.
3. Renforcer la synergie assistant(e) / manager
  • Définir les attentes et les contributions réciproques.
  • Évaluer son mode de communication
  • S'adapter aux modes de pensée et de leadership de son manager.
  • Établir une relation de confiance et savoir l'entretenir.
  • Sortir de sa zone de confort et renforcer sa confiance en soi.
  • Utiliser les difficultés comme levier de progression.
  • –  S'affirmer avec assurance et savoir formuler ses besoins.
4. Maîtriser les situations déstabilisantes
  • Négocier un délai avec diplomatie.
  • Identifier le degré réel d'urgence d'une demande.
  • Savoir valoriser la réponse apportée à son interlocuteur.
  • Tenir compte de ses propres contraintes.
  • Gérer son temps pour gagner en sérénité.
5. Améliorer son organisation personnelle
  • Distinguer l'urgent de l'important : prioriser efficacement.
  • Anticiper les besoins de son manager.
  • Gérer les urgences, les imprévus et les interruptions.
  • Planifier les activités.
  • Repérer les activités chronophages et savoir dire non.
  • S'accorder des pauses et se préserver.
6. Se positionner en relais
  • Être l'interface entre clients internes, externes et le manager.
  • Savoir représenter son manager : le reporting.
  • Recevoir, écouter et traiter les demandes.
  • Informer et s'informer.
  • Rédiger un compte rendu efficace.
  • Développer son réseau professionnel.
  • Adapter sa communication selon les interlocuteurs et le contexte.
7. Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie
  • Adopter les bonnes attitudes dans les relations en face-à-face.
  • Faire passer un message avec diplomatie.
  • Savoir argumenter et convaincre.
  • Formuler une critique de manière constructive.
  • Négocier avec son manager.
  • Gérer les tensions et les conflits.
8. Savoir communiquer en face-à-face
  • Écouter, être assertif, créer de la confiance, prendre la parole en public.
  • Prendre efficacement un message : questionner, reformuler, synthétiser.
  • Argumenter et convaincre.
  • Gérer les interlocuteurs difficiles.
9. S'adapter aux personnalités difficiles et résoudre les situations délicates
  • Identifier les différents types de conflits.
  • Reconnaître les catégories de personnalités difficiles.
  • Repérer les comportements passifs, agressifs ou manipulateurs.
  • Prendre de la distance et faire valoir ses droits avec respect.
  • Gérer ses émotions et celles de ses interlocuteurs.
10. Gérer son activité
  • Définir les actions, objectifs et délais.
  • Se donner des critères de mesure et points de vigilance.
  • Maîtriser les lois et principes de la gestion du temps.
  • Fixer, lister et prioriser les objectifs.
  • Identifier les facteurs d'une bonne gestion de l'activité.
  • Mettre en œuvre des solutions contre la perte de temps et d'énergie.
  • Éviter les tensions contre-productives et les surcoûts.
11. Brainstorming — Synthèse
  • Retour d'expérience : échanges sur les situations individuelles.
  • Conclusion et synthèse de la formation.
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