Programme de formation COMP2

Classer utile, rapide, efficace : Organiser son poste de travail

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

  • D’utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information
  • De choisir une méthode de classement adaptée à l'information et à son usage
  • D’organiser et pérenniser son classement, qu'il soit papier ou numérique
  • De mettre en place des procédures de classement et d'archivage efficaces

Pré-requis

  • Aucun prérequis spécifique.
  • Motivation à améliorer son organisation personnelle et professionnelle.

Public

  • Toute personne amenée à organiser le classement de ses dossiers et la gestion de la documentation.
  • Assistant(e)s et collaborateurs des services administratifs.

Durée

  • 14 heures — 2 jours

Lieu de la formation

Formation Inter ou Intra

  • Prix 1_inter-entreprise, par personne_1 stagiaire
  • Prix 2_inter-entreprise par journée, forfait pour l’ensemble de la formation _ de 1 à 3 stagiaires
  • Prix 3_intra-entreprise par groupe, forait pour 1 groupe _de 4 à 12 stagiaires
Inter entreprise
  1. avant de commencer la formation, il faudra attendre que Foconex Formation puisse recevoir d’autres stagiaires de la même formation, pour avoir un groupe complet (4 personnes minimum).
  2. la date de formation est imposée par Foconex Formation à l’ensemble des stagiaires.
  3. la formation se passe obligatoirement chez Foconex Formation.
Intra entreprise
  1. à la réception du devis signé, la formation est directement validée avec le client.
  2. la date de formation est validée directement entre le client et Foconex Formation.
  3. la formation se passe soit chez le client soit chez Foconex.

Taille du groupe

  • 4 à 12 participants

Groupe optimal de 10 participants.
Adaptation sur mesure possible.

Formateur

  • Omar ABDALLAH
    Professionnel (QHSSE) et dans le domaine du mangement et du leadership.
  • Des formateurs internes et externes.

Offert

  • Petit déjeuner : OFFERT (café, jus et viennoiseries)
  • Déjeuner : OFFERT UNIQUEMENT lorsque la formation se fait en présentiel au siège de Foconex Formation

Programme

1. Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement
  • L'usage du dossier : information, action, archivage.
  • Les caractéristiques d'un dossier : qui, quand, quelle forme.
  • Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
  • Les différents outils et méthodes de classement.
2. Organiser et « faire vivre » son classement
  • Instaurer une logique commune et partagée.
  • Identifier les effets d'une mauvaise organisation personnelle.
  • Rationaliser son espace de travail.
  • Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.
3. Analyser l'information et choisir une méthode de classement
  • Analyser l'information à traiter dans son service.
  • Identifier les atouts et les contraintes.
  • Mettre en œuvre les quatre principes fondamentaux du classement.
  • Connaître les outils de vue globale : to-do list, carte conceptuelle.
  • Mettre en adéquation le système de classement avec les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.
4. Organiser le classement numérique
  • Choisir une arborescence claire et compréhensible par tous.
  • Être rigoureux dans le nommage des fichiers.
  • Appliquer les bonnes pratiques de rangement dans la messagerie.
5. Faciliter l'accès de tous à l'information
  • Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
  • Élaborer un plan de classement.
  • Faire coïncider le classement papier et numérique.
  • Mettre en place un classement compréhensible par tous : tri et restructuration des dossiers.
6. Instaurer des procédures de classement et d'archivage
  • Identifier l'emprunteur d'un document et l'utilité de la fiche de suivi.
  • Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
  • Définir les modalités de gestion des documents.
  • Mettre en place des procédures de sécurité.
  • Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers.
  • Connaître les durées légales de conservation des documents.
  • Découvrir la GED (Gestion Électronique des Documents).
7. Brainstorming — Synthèse
  • Retour d'expérience : échanges sur les situations individuelles.
  • Conclusion et synthèse de la formation.
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